OTG Group | Corporate IT Solutions

OTG ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

Ottimizzazione documentale avanzata con Business File

Risparmio

Efficienza

Efficacia

Sicurezza

Controllo

Gestione documentale evoluta

Business File, creato da NTS Project, è un avanzato software di gestione documentale sviluppato con tecnologia Microsoft .NET. Questo strumento consente di archiviare, consultare, modificare, stampare e inviare documenti in modo efficiente.

Grazie alla sua modularità, le aziende possono adattare il software alle proprie esigenze specifiche, aggiungendo moduli per espandere le funzionalità.

Gestione documentale evoluta

Business File, creato da NTS Project, è un avanzato software di gestione documentale sviluppato con tecnologia Microsoft .NET. Questo strumento consente di archiviare, consultare, modificare, stampare e inviare documenti in modo efficiente.

Grazie alla sua modularità, le aziende possono adattare il software alle proprie esigenze specifiche, aggiungendo moduli per espandere le funzionalità.

Efficienza e sicurezza

Business File offre vantaggi come la semplificazione dei processi aziendali e un maggiore controllo sui documenti, assicurando sicurezza e conformità alle normative. Il software promuove la digitalizzazione, riducendo l’impatto ambientale e i costi legati alla gestione della carta.

La sua interfaccia intuitiva e la scalabilità lo rendono ideale per ogni azienda, garantendo un’ottimizzazione delle risorse e un miglioramento nella collaborazione interna.

Personalizzazione e accessibilità

Un’ampia gamma di categorie è stata preconfigurata per agevolare la gestione e l’organizzazione dei documenti in modo intuitivo. È permessa inoltre l’aggiunta di nuove categorie, personalizzate secondo le proprie necessità. Ciascun addetto può accedere al sistema di gestione documentale seguendo le linee guida del proprio ruolo, beneficiando anche di una soluzione mobile tramite app dedicate per smartphone e tablet.

Archiviazione di massa

Attraverso l’utilizzo di codici a barre, è realizzabile un’archiviazione di massa per i documenti cartacei, ai quali possono essere assegnate svariate categorie e caratteristiche distintive.

Dossier digitali e workflow

Il sistema consente la creazione di dossier digitali, capaci di raggruppare in un singolo contenitore diversi documenti precedentemente catalogati, al fine di comporre un file articolato da condividere via email.

Ogni dossier digitale può essere integrato in un percorso di workflow predefinito, stimolando così una sequenza di azioni mirate ad operatori specifici, i quali vengono notificati per email. Questo processo contribuisce all’efficacia del sistema di archiviazione, promuovendo un approccio metodico e ben strutturato alla gestione dei contenuti.

Integrazioni

Il modulo Business file si integra armoniosamente con il sistema ERP Business, offrendo peraltro la possibilità di essere integrato con altre applicazioni tramite l’uso di SDK e web services con qualsiasi applicazione.

Monitoraggio e controllo

Mediante un pannello di controllo, è possibile monitorare tutte le attività assegnate e seguire l’avanzamento documentale di ciascun dossier, garantendo una gestione trasparente e sistematica del flusso di lavoro documentale.

Plug-in

Un plug-in è disponibile per facilitare l’archiviazione delle email, comprensive di file allegati, consentendo anche di salvare le PEC in maniera completamente automatizzata.