BUSINESS FILE è il programma per l’archiviazione elettronica che consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere facilmente qualsiasi tipo di file o di documento, sia in rete locale che tramite internet.
L'integrazione
Perfettamente integrato al programma ERP Business, consente di archiviare e catalogare automaticamente i documenti prodotti dal sistema gestionale (bolle e fatture di vendita, prospetti, situazioni contabili, ecc.).
Collegato ad uno o più scanner, permette di indicizzare e memorizzare tutti i documenti cartacei (bolle e fatture d’acquisto, progetti, contratti passivi, ecc.).
Firma digitale e Archiviazione sostitutiva
E’ possibile firmare i file le archiviati in chiaro, archiviare i file già firmati digitalmente, apporre la marca temporale in alternativa al riferimento temporale alla firma dei files, fare la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali
Integrazione con Business
Gli “oggetti dell’integrazione” sono sia entità caratteristiche del sistema ERP (clienti, fornitori, articoli), che documenti elettronici registrabili in Business, quali ad esempio:
– anagrafica clienti, fornitori, articoli
– anagrafica commesse
– anagrafica agenti
– anagrafica leads CRM
– registrazioni di prima nota
– stampa / visualizzazione prima nota
– stampa / visualizzazione partitari
– preventivi, impegni cliente e ordini fornitore
– DDT emessi / ricevuti
– documenti fatture emesse / ricevute
– generazione e gestione RDA / RDO
– gestione opportunità e offerte CRM
Fatturazione Elettronica per la PA
Fattura Elettronica PA è un modulo di Business File che permette di gestire tutte le fasi della fatturazione elettronica, obbligatoria per i fornitori della Pubblica Amministrazione.
Le principali funzionalità di questo modulo sono:
– gestione del file .XML (generazione con formato conforme con quello richiesto dal Sistema Di Interscambio e firma digitale tramite il modulo BF04)
– invio tramite PEC del file .XML firmato al Sistema Di Interscambio (SDI)
– consolle di gestione delle notifiche ricevute dallo SDI e dal destinatario
– conservazione sostitutiva della Fattura Elettronica (tramite il modulo BF04)
– tabelle di decodifica precaricate con i dati previsti dalla Fattura Elettronica
– gestione tabelle aggiuntive per contenere i dati previsti dalla Fattura Elettronica e non presenti nel gestionale in dotazione
Business è un prodotto del gruppo NTS Informatica, di cui OTG è Developer e Strategic Partner.
Business File è il software per l’archiviazione elettronica che consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere qualsiasi tipo di file o di documento, sia in rete locale che tramite internet.
Il software è integrato al programma ERP Business e consente di archiviare e catalogare automaticamente i documenti prodotti dal sistema gestionale.
Collegato ad uno o più scanner, consente di indicizzare e memorizzare i documenti cartacei. Business File visualizza i documenti con un visualizzatore integrato, che supporta il formato PDF e tutti i più diffusi formati grafici: TIF multi pagina, GIF, JPG, JPEG, BMP, oppure con un programma esterno associato al documento. Business File, una volta individuato il documento elettronico archiviato, permette di preparare automaticamente un messaggio di posta elettronica che include il documento come allegato.
Business File è un nuovo modulo applicativo di Business ma è possibile utilizzarlo anche in modalità “stand alone”.
INTEGRAZIONE CON BUSINESS
Per ogni oggetto di Business possono essere definite e associate a cura dell’utente diverse categorie. In fase di archiviazione Business File è in grado di popolare automaticamente i campi di una categoria definiti dall’utente prelevandoli dall’oggetto di Business.
Per i documenti di origine esterna a Business, l’utente può selezionare i documenti elettronici da associare all’oggetto, mentre per quelli prodotti da Business, il sistema consente di procedere in automatico alla generazione del documento in formato PDF ed alla sua archiviazione, con la possibilità di scegliere il report da utilizzare.
PROFILO TECNOLOGICO
- Ambienti Operativi: Windows 2000/XP/2003/Vista
- Modalità di lavoro: Client/Server (browser web per la sola ricerca e consultazione)
- Database Relazionale: Microsoft SQL Server (2000 – 2005)
- Per le reti più piccole, sempre in Client/Server, è possibile utilizzare MSDE/Express (database Microsoft royalty-free)